Dostawcą systemu VARDIC jest kancelaria Kałużna Legal, prowadzona przez radcę prawnego Roksanę Kałużną-Bałazy („Kałużna Legal", „my"). Kałużna Legal jest twórcą metodologii analitycznej, na której oparty jest system VARDIC.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z systemu VARDIC jest podmiot stosujący, tj. firma lub organizacja, która wdrożyła VARDIC i udostępniła Ci dostęp do narzędzia (Twój pracodawca lub usługodawca). To podmiot stosujący decyduje o celach i sposobach przetwarzania Twoich danych.
Kałużna Legal pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO – przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie podmiotu stosującego i w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi VARDIC.
Ważne: W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych przez podmiot stosujący (Twojego pracodawcę lub operatora systemu) skontaktuj się bezpośrednio z tym podmiotem lub jego Inspektorem Ochrony Danych. Dane kontaktowe Kałużna Legal znajdziesz w sekcji 10 niniejszej polityki.
W związku z funkcjonowaniem systemu VARDIC mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:
| Kategoria danych | Opis | Źródło |
|---|---|---|
| Dane konta użytkownika | Imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa organizacji, rola w systemie | Przekazane przez podmiot stosujący lub przez użytkownika przy rejestracji |
| Dane wprowadzane do analizy | Treść komunikatów, materiałów marketingowych lub raportów przesłanych do analizy przez użytkownika | Bezpośrednio od użytkownika |
| Dane techniczne i logi | Adres IP, identyfikator sesji, data i godzina logowania, dane o urządzeniu i przeglądarce | Automatycznie podczas korzystania z systemu |
| Dane o korzystaniu z systemu | Historia analiz, wyniki generowane przez system, zapytania użytkownika | Generowane w toku korzystania z systemu |
Przypomnienie: Do analizy należy wprowadzać wyłącznie publicznie dostępne komunikaty i materiały marketingowe. Nie należy wpisywać danych osobowych (np. imion i nazwisk, adresów, numerów PESEL) ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Więcej w sekcji 8.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Świadczenie usługi VARDIC – przeprowadzanie analiz greenwashingowych | Art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy zawartej z podmiotem stosującym; art. 6 ust. 1 lit. f – uzasadniony interes (świadczenie usługi) |
| Zarządzanie kontami użytkowników i dostępem do systemu | Art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. f – uzasadniony interes |
| Zapewnienie bezpieczeństwa systemu i wykrywanie nadużyć | Art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes administratora |
| Wypełnianie obowiązków prawnych (m.in. AI Act, przepisy podatkowe) | Art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny |
| Doskonalenie i rozwój systemu (wyłącznie w formie zanonimizowanej) | Art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes |
Nie przetwarzamy danych osobowych użytkowników w celach marketingowych ani nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim.
System VARDIC działa w oparciu o zewnętrzne modele językowe AI (LLM). Oznacza to, że treść komunikatów wprowadzanych do analizy jest przesyłana do zewnętrznych dostawców modeli AI w celu wygenerowania wyników. Kałużna Legal starannie dobiera dostawców i zawiera z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych zgodne z RODO.
| Dostawca | Lokalizacja serwerów | Podstawa transferu danych |
|---|---|---|
| Google Cloud (Vertex AI) | Unia Europejska / EOG – region europe-central2 (Warszawa) | Brak transferu poza EOG – przetwarzanie odbywa się wyłącznie w infrastrukturze Google zlokalizowanej w UE/EOG |
Treść komunikatów wprowadzanych do analizy jest przetwarzana przez modele AI wyłącznie w regionie Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i nie jest przekazywana do państw trzecich. Z uwagi na przetwarzanie w granicach EOG nie zachodzi transfer danych wymagający zabezpieczeń z art. 46 RODO. Dane zapytań nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.
Dla organizacji, które wymagają przetwarzania danych wyłącznie na własnej infrastrukturze (bez przesyłania treści do zewnętrznych dostawców AI), dostępna jest konfiguracja on-premises. W tej konfiguracji żadne dane nie opuszczają infrastruktury klienta. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji.
Dane mogą być również przekazywane:
Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych lub komercyjnych.
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane konta użytkownika | Przez okres trwania umowy z podmiotem stosującym, a następnie do 12 miesięcy po jej zakończeniu lub do momentu zgłoszenia żądania usunięcia |
| Treść analiz i wyniki | Zgodnie z konfiguracją podmiotu stosującego; domyślnie 90 dni (ok. 3 miesiące) od daty analizy. Po zgłoszeniu żądania usunięcia dane są anonimizowane, a następnie trwale usuwane po 30 dniach. |
| Dane techniczne i logi systemowe | Logi systemowe (GCP Cloud Logging): do 30 dni. Pozostałe dane techniczne powiązane z analizą: do 90 dni, o ile dłuższy okres nie jest wymagany przepisami prawa. |
| Dane przekazane do dostawców modeli AI | Zgodnie z polityką dostawcy (Google) – dane zapytań nie są wykorzystywane do trenowania modeli i nie są przechowywane poza okresem niezbędnym do realizacji zapytania oraz krótkim okresem monitorowania nadużyć |
| Dane w celach rozliczeniowych | 5 lat zgodnie z przepisami prawa podatkowego |
W zakresie w jakim Kałużna Legal przetwarza Twoje dane osobowe jako podmiot przetwarzający, uprawnienia wynikające z RODO są realizowane przez administratora danych, tj. podmiot stosujący. W sprawach dotyczących tych praw skontaktuj się z podmiotem stosującym lub jego Inspektorem Ochrony Danych.
Przysługują Ci następujące prawa:
| Prawo | Opis |
|---|---|
| Prawo dostępu (art. 15 RODO) | Możesz uzyskać informację o tym, jakie Twoje dane są przetwarzane i w jakim celu |
| Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) | Możesz zażądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych |
| Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) | Możesz zażądać usunięcia danych, jeśli nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania |
| Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) | Możesz zażądać ograniczenia przetwarzania w przypadkach wskazanych w RODO |
| Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) | Możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie |
| Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) | Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie |
| Prawo do skargi | Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl |
System VARDIC nie podejmuje w pełni zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkowników w rozumieniu art. 22 RODO. Wszystkie wyniki analizy podlegają obowiązkowej weryfikacji przez człowieka.
Kałużna Legal stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przetwarzanych danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem, w tym:
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Kałużna Legal niezwłocznie poinformuje administratora danych (podmiot stosujący) zgodnie z wymogami art. 33 RODO, umożliwiając mu wypełnienie obowiązku zgłoszenia naruszenia do organu nadzorczego.
System VARDIC nie jest przeznaczony do przetwarzania danych osobowych ani informacji poufnych. Do analizy należy wprowadzać wyłącznie publicznie dostępne komunikaty i materiały marketingowe.
W szczególności zabrania się wprowadzania do systemu:
Podmiot stosujący jest zobowiązany do poinformowania użytkowników o powyższym ograniczeniu i wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych zapobiegających wprowadzaniu takich danych do systemu.
Kałużna Legal zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych lub funkcjonowania systemu VARDIC. O istotnych zmianach poinformujemy podmioty stosujące z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna w systemie VARDIC.
W sprawach związanych z niniejszą polityką prywatności lub przetwarzaniem danych przez Kałużna Legal jako podmiot przetwarzający prosimy o kontakt:
Kałużna Legal
Roksana Kałużna-Bałazy, radca prawny
E-mail: r@kaluznalegal.pl
Telefon: (+48) 515 539 787
W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych przez podmiot stosujący (Twojego pracodawcę lub operatora systemu) skontaktuj się bezpośrednio z tym podmiotem.